1. Magister Service
  2. Startpagina oplossing
  3. Highlights
  4. Magister Join

Aanmeld-API

De Aanmeld-API is een koppelvlak voor digitale aanmeldingen naar Magister. Hiermee kan een externe geautoriseerde partij een digitale aanmeldmodule aanbieden waarmee ouders/verzorgers hun kinderen kunnen aanmelden voor een school waarna de gegevens direct in Magister beschikbaar zijn.

Via de koppeling worden de gegevens van nieuwe leerlingen in Magister geplaatst. Deze optie vervangt de handmatige leerlinginvoer of de csv-import leerlinggegevens.

  • Het gaat alleen om invoer van nieuwe leerlingen. Het plaatsen van de leerling in een aanmeldingsgroep of het aanmaken van de aanmelding voor een studie, moet daarna nog wel in Magister Desktop gebeuren.
  • Als een leerling al in Magister staat, worden met deze koppeling geen bestaande gegevens gewijzigd of nieuwe gegevens toegevoegd.


Beschikbaarheid

De aanmeld-API is in januari 2023 opgeleverd in productie:

  • Get There 'Leerlinq' is aangesloten;
  • Van Volta 'RegisterPlus' is aangesloten;
  • WIS 'LeerlingAanmelden.nl' is aangesloten;
  • Steets 'SchoolAanmelding.nlis aangesloten;
  • OWNAgency is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
  • Tolteek - Digidoor is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
  • EduLinQ is gestart met ontwikkelen om te koppelen;
  • Onderwijs Transparant is voornemens te koppelen;
  • Heutink is voornemens te koppelen.


Uitleg

Voor de aanmeldperiode voor schooljaar 2023-2024 biedt Magister een koppeling voor het automatisch aanleveren van nieuwe leerlingen door derde partijen. Als partijen hiervan gebruik maken zijn veel minder administratieve handelingen vereist, alle aangeleverde informatie is direct beschikbaar in Magister.

Niet alle genoemde gegevens zijn noodzakelijk voor het kunnen vastleggen van een digitale aanmelding. Meer informatie over verplichte en optionele gegevens is beschikbaar in de technische documentatie die verstrekt wordt aan de externe partij.
 

Alle gegevens die aangeleverd worden, worden overgenomen in Magister. De gegevens worden waar mogelijk direct op de juiste plaats in Magister geregistreerd. Gegevens die niet één-op-één overeenkomen met een Magisterveld worden op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’ getoond. Bijlagen worden op de detailkaart Aanmeldingsdocumenten getoond.
 

De Aanmeld-API zal na uitlevering beschikbaar zijn in de Magister Privacy Manager en kan via die weg actief gezet worden.

Meer acties in Magister zijn niet nodig om de koppeling aan te zetten. Zie hier de handleiding van de Privacy Manager.


 

Tabel met velden - bekijk het hier

 


Uitbreiding

Vanzelfsprekend blijven we voortdurend in gesprek over dit nieuwe koppelvlak en wordt dit verder uitgebreid op basis van de ervaringen. Een mogelijkheid voor het direct aanleveren van documenten (zoals een PDF of Word-document) via de API is gereed en beschikbaar.


Lees ook over 'Handmatig inlezen van lijst met leerlingen voorgoed voorbij'. 



Magister Join

Deze nieuwe Aanmeld API-koppeling is onderdeel van Magister Join. Met Magister Join kunt u nog eenvoudiger partners koppelen aan Magister. Wilt u hierover meer weten, neem contact op met uw accountmanager via relatiebeheer@magister.nl o.v.v. 'Magister Join Aanmelden' of vraag direct een offerte aan.




FAQ Aanmeld-API

1. Wat gaat deze Aanmeld-API kosten voor Magister scholen?

Bekijk hier de informatie over Magister Join.

2. Wanneer kan ik deze Aanmeld-API gebruiken?

Zodra de derde partijen klaar zijn om aanmeldingen via de API aan te leveren.  Zie de lijst onder 'Beschikbaarheid' voor de status van de derde partijen.

3. Is de Aanmeld-API te gebruiken in de Magister testdatabase?

De Aanmeld-API is alleen beschikbaar in de Magister productiedatabase.

4. Hoe zet ik de Aanmeld-API aan?

Via de Privacy Manager kan een tegel voor een derde partij aangezet worden, in het voorbeeld Leerlinq. Zie voor de beschikbare dedrde partijen de lijst onder 'Beschikbaarheid'.

5. Er zijn aanmeldingen verzonden via de Aanmeld-API. Waar vind ik deze terug?

In het Leerlingenoverzicht via het filter 'Leerlingen zonder aanmeldingen'.

6. Waar worden bestanden geplaatst die zijn binnengekomen via de Aanmeld-API?

Bestanden worden geplaatst op de nieuwe leerlingdetailkaart 'Aanmeldingsdocumenten'.

7. Waar worden extra gegevens geplaatst die zijn binnengekomen via de Aanmeld-API? 

Extra gegevens worden geplaatst op de leerlingdetailkaart 'Aanvullend'.

8. Hoe lang duurt het voordat de aanmeldingsgegevens die worden doorgestuurd door de derde partij zichtbaar zijn in Magister?

Dit zal nagenoeg direct zichtbaar zijn in Magister, zodra de derde partij de Aanmeld-API gebruikt.

9. Is er ook een Magister 'stamnummer' beschikbaar in een Digitaal Aanmeld-systeem (derde partij)?

De Aanmeld-API is gebouwd voor invoer van aanmeldingen en niet om data terug te sturen naar derde partijen.

10. Waarom worden toegezonden formulieren op het tabblad 'Aanmeldingsdocumenten' getoond?
  • Formulieren kunnen niet op de kaart 'Documenten' worden getoond, omdat die kaart voorgedefinieerde bestandstypes toont.
  • Magister toont bestanden die binnenkomen via de Aanmeld-API bewust op de detailkaart 'Aanmeldingsdocumenten', zodat duidelijk is welke bestanden bij een aanmelding geüpload zijn door een derde partij en u als school niets mist.
11. Hoe worden stamnummers uitgedeeld aan nieuwe leerlingen die ontvangen zijn door de Aanmeld-API?

De stamnummers worden toegekend volgende de configuratie in Magister Desktop via Beheer > Beheer > Configuratie > Leerlingen - Stamnummer instellingen.

12. Heeft de Aanmeld-API invloed op aanmaken van stamnummers?

Nee de Aanmeld-API staat hier los van.

13. Ik ben niet tevreden over de toegekende stamnummers. Wat kan ik doen?
  • Controleer de stamnummer configuratie en pas deze eventueel aan. 
  • Klopt het laagste en hoogste stamnummer? 
  • Na aanpassen kunnen de aangemaakte leerlingen via de Aanmeld-API verwijderd worden uit Magister. 
  • Verstuur daarna via de derde partij de nieuwe leerlingen opnieuw naar Magister.
14. Hoe kan ik in de kolomkiezer zichtbaar maken of een leerling via de Aanmeld-API is aangeleverd?

Hier zijn velden voor aanwezig in de kolomkiezer van het leerlingenoverzicht bij Registraties - Extern - Externe aanmelding - Externe aanmelding.

  • Aanmeld-API ID - Is het nummer van de derde partij.
  • Code van externe partij - Is het nummer dat wordt toegekend bij invoer van een leerling via de Aanmeld-API.
  • Gewenste locatie - Is door de derde partij opgegeven, de locatie waar de leerling zich voor wil aanmelden.
  • Gewenste opleiding - Is door de derde partij opgegeven, de opleiding die de leerling wil gaan volgen.
15. Hoe kan ik eenvoudig leerlingen die ontvangen zijn via de Aanmeld-API in een aanmeldingsgroep zetten?
  • Dat kan via de de collectieve aanmeldingswizard 'Instroom aanmelden' >Leerlingen > Leerlingen > Collectieve aanmeldingsacties > Instroom aanmelden
  • Deze wizard is uitgebreid met twee kolommen die gevuld worden vanuit 'digitaal aanmelden vo' via de Aanmeld-API in de Plusmodule Magister Join. Het gaat om de gegevens 'Gewenste locatie' en 'Gewenste opleiding'.
16. Hoe is de volgorde van leerlinginvoer in Magister?

Wij adviseren eerst de invoer via de Aanmeld-API te laten plaatsvinden en daarna mutaties in Magister uit te voeren.

17. Ik voer een leerling in Magister in en wil daarna de Aanmeld-API gebruiken, kan dat?
  • De Aanmeld-API kan in dit scenario nog steeds gebruikt worden, echter worden de leerling (en aanmelding)-gegevens niet bijgewerkt in Magister.
  • De aanmeldingsdocumenten worden wel toegevoegd aan de leerling in Magister.
  • Eventuele ontbrekende ouders worden toegevoegd in Magister.
  • Als er bijvoorbeeld een situatie is waarbij er een aanmelding is waarbij een leerling zich aanmeld voor 'studie A' op 'locatie A', dan worden deze gegevens opgeslagen in de Magister-database bij de leerling. Als er hierna een aanmelding binnenkomt van dezelfde leerling voor 'studie B' op 'locatie B' dan worden die gegevens niet bijgewerkt in de leerling in de Magister-database. Beide aanmeldingen worden wel opgeslagen en gekoppeld aan de leerling in de Magister-database.
18. Als je een papieren aanmelding alvast in Magister verwerkt en daarna komt alsnog aan aanmelding via de Aanmeld-API binnen? Kan dat?

Ja dat kan, de leerling bestaat dan al in Magister.

  • Op het moment dat de aanmelding via de Aanmeld-API dan ook binnenkomt zal bij de verwerking naar de Magister-database de leerling gevonden worden (op basis van BSN of andere standaard set).
  • De leerling blijft dan zoals hij is aangemaakt.
  • Mocht er verschil zitten in de ouders/verzorgers, bijvoorbeeld via de Aanmeld-API zijn twee ouders opgegeven en in Magister is er 1 ouder aangemaakt, dan zal de extra ouder aangemaakt en gekoppeld worden aan de leerling (de bestaande ouderinformatie wordt ook niet aangepast).
  • Documenten die via de Aanmeld-API zijn toegevoegd, worden ook in Magister aan de leerling gekoppeld (Aanmeldingsdocumenten).
19. Overschrijft OSO de gegevens van de Aanmeld-API?

Nee, met OSO kan een leerlingdossier aangevuld worden.
Uitzondering: Detailkaart Vooropleiding > Advies vorige school, zie FAQ 22.

20. Met welke set valideert de Aanmeld-API of een ouder al bestaat?
  • Magister kijkt eerst of de ouder bij de leerling bestaat op basis van de oudereigenschappen zoals achternaam, postcode, huisnummer, geslacht en voorletters.
  • Als de ouder niet gevonden is dan kijken we of deze ouder misschien bij een andere leerling al wel bestaat.
  • Als er meerdere ouders gevonden worden met deze criteria dan wordt een extra check gedaan of het e-mailadres of mobielnummer overeenkomt. Magister pakt dan hiervan de eerste die overeenkomt.
  • Als er geen ouders zijn uit bovenstaande, dan wordt er een nieuwe ouder toegevoegd.
21. Met welke set valideert de Aanmeld-API of een leerling al bestaat?

De leerling zelf wordt opgezocht op basis van PGN. Als de PGN niet aanwezig is, dan wordt de leerling gematcht op achternaam, geboortedatum of geslacht.

22.Waar wordt het schooladvies geplaatst?

Het gegeven 'Advies Vorige School' wordt weggeschreven in het memo-veld op de detailkaart 'Aanvullend', Zie tabel gegevensuitwisseling. Echter als er een match mogelijk is, zal de Aanmeld-API het advies ook plaatsen in het veld 'Advies Vorige School' op de detailkaart 'Vooropleiding'.
NB: Als hierna gegevens worden opgehaald via het OSO-overdrachtsdossier wordt het advies in het veld ‘Advies vorige school’ overschreven door OSO.