Handleiding OSO (MX)

Versie 1.0

OSO Web is nog niet opgeleverd. De pilots zijn gestart. 

Inhoudsopgave

• Inleiding
• Status
• Voorwerk
• Tegels onder OSO
• OSO aanvraag 
  • Overzicht
  • Locatie
  • Zoeken
  • Periodefilter en kolomfilter
  • Sorteren
  • Details weergeven
• Nieuwe OSO aanvraag
  • PGN
  • Locatie
  • Bronschool en BRIN bronschool
  • Aanvraag loopt via een aanleverpunt
• Collectief nieuwe aanvragen
• OSO aanvraag status en acties
  • Aanvraagstatus
  • Acties per aanvraagstatus (Individueel en collectief)
• Uitleg van de verschillende acties
  • Verwijderen
  • Collectief BRIN bron wijzigen
  • Versturen
  • Opnieuw aanvragen
  • Opnieuw versturen
  • Statusmeldingen na een aanvraag
• OSO aanvraag verwerken
  • Volgorde van verwerken
  • Los verwerken
  • Het verwerkingsverslag
• OSO aanvraag log
  • Ping

Inleiding

De OSO-aanvragen van (potentiële) nieuwe leerlingen kunnen nu ook opgevraagd en verwerkt worden via Magister Web. Het menu ‘OSO’ onder ‘Leerlingen’ is hiervoor toegevoegd. Deze bevat ook de mogelijkheid tot het inzien van het log. 

Wat niet kan met deze module is een OSO dossier aanmaken en versturen (VO-VO). Deze functionaliteit wordt in de toekomst toegevoegd.

Status

Aanmeldingen in Magister Web is in een Pilot-fase met enkele klanten en zal later beschikbaar zijn voor alle klanten.

Laat ons weten wat u van deze module vind! Geef feedback of bevindingen door via Magister Service. We hebben hiervoor het volgende ticket aangemaakt: Pilotfeedback Magister MX, Betreft pilot: Pilot MX OSO.

Voorwerk

Voordat de OSO-functionaliteit zichtbaar is in Magister Web, moet de gebruiker wel eerst de rechten hiervoor hebben. Deze rechten worden ingesteld in Magister Desktop:

1. Beheer > Autorisatie > Groepen
2. Maak een nieuwe groep aan, of selecteer een bestaande groep
3. Voeg eventueel gebruikers toe aan de autorisatiegroep
4. Ga naar het tabblad Rechten Web
5. Zoek het recht OSO en vink de lees- en schrijfrechten aan voor het overzicht en eventueel voor het log
6. Sla de wijzigingen op
7. In Beheer > Autorisatie > Gebruikers worden de groep en de rechten getoond:
   
   
8. Als de medewerker, die gekoppeld is aan deze gebruikersgroep, na enige tijd inlogt in Magister Web, is het menu ‘OSO’ beschikbaar.

Tegels onder OSO

Ga in Magister Web naar Leerlingen > OSO. Hier zijn twee tegels beschikbaar: ‘OSO aanvraag’ en ‘OSO aanvraag log’. Met ‘OSO aanvraag’ kan een overstapdossier worden opgevraagd en opgehaald bij de vorige school. ‘OSO aanvraag log’ geeft inzicht in het OSO-aanvraag-verkeer.

OSO aanvraag 

Overzicht

Na het klikken op ‘OSO aanvraag’ wordt het OSO-overzicht geopend met linksboven een locatiekiezer en het totaal aantal OSO-aanvragen dat in het overzicht staat. Rechtsboven in het scherm staan de knoppen ‘Nieuwe aanvraag’ en ‘Collectief nieuwe aanvragen’. Daaronder staat een filterbalk met een periodefilter en een zoekveld. Een aanpassing in deze filterbalk is direct zichtbaar in het overzicht.

Locatie

Alleen de locaties waar de ingelogde gebruiker aan gekoppeld is, zijn beschikbaar in de filterbalk.
Het is mogelijk om de aanvragen van alle locaties te zien waar een ingelogde gebruiker rechten op heeft of één.

Zoeken

Vul een gedeelte van de naam van de leerling, het brinnummer of de naam van de school van herkomst in en het overzicht zal alle aanvragen weergeven die overeenkomen met de zoekterm. Met het kruisje wordt de zoekterm weer gewist.

Periodefilter en kolomfilter

De datum in het veld ‘Laatste activiteit vanaf:’ is standaard een half jaar in het verleden. Dit periodefilter is aan te passen naar een andere datum, maar niet verder dan twee jaar terug.

Het is mogelijk het overzicht te filteren op de status van de OSO-aanvraag. Klik hiervoor op het filterknopje naast de kolomkop ‘Status’.

Sorteren

Kolommen zonder filter kunnen gesorteerd worden. Klik één keer op de kolomkop om te sorteren van a t/m z, twee keer om te sorteren van z t/m a en drie keer om de sortering weer op te heffen.

Klik voor numerieke gegevens één keer op de kolomkop om te sorteren van 0 t/m 9, twee keer om te sorteren van 9 t/m 0 en drie keer om de sortering weer op te heffen.

Er kan maar op één kolom tegelijk gesorteerd worden.

Details weergeven

Door op een enkele aanvraag te klikken, verschijnt aan de rechterkant een detailkaart met meer informatie.

Het kruisje in de rechter bovenhoek sluit de detailkaart. De drie puntjes onder het kruisje bevatten  dezelfde menuopties als de drie puntjes in het overzicht.

Als er een streepje staat, is dit gegeven nog niet bekend (alleen een PGN).

Nieuwe OSO aanvraag

Een nieuwe aanvraag indienen voor één leerling begint met de knop ‘+ Nieuwe aanvraag’. 

Deze toont het volgende invoerscherm: 

De knop ‘Versturen’ verstuurt de gegevens naar OSO Traffic Center en die stuurt het door naar de betreffende school.

PGN

Vul een geldig burgerservicenummer of onderwijsnummer in.

Locatie

Als de ingelogde gebruiker recht heeft op één locatie dan is deze standaard ingevuld. Als een gebruiker recht heeft op meerdere locaties moet een locatie gekozen worden.

Bronschool en BRIN bronschool

Zoek de aanleverende school (de school waar de leerling vandaan zal komen) op in de lijst. Typ een gedeelte van de naam in en selecteer de juiste school. Het is ook mogelijk het brinnummer in te vullen, de bronschool wordt er dan bij gezocht.

De gegevens komen uit de centrale tabel met relatiescholen en de hulptabel met relatiescholen in Magister Desktop. Alleen scholen met een brinnummer en volgnummer 00 worden getoond. Als een school niet voorkomt in de lijst, kan deze aangepast of toegevoegd worden in de hulptabel in Magister.

Aanvraag loopt via een aanleverpunt

Zet een vinkje bij ‘Aanvraag loopt via een aanleverpunt’ als een dossier op een specifieke locatie is klaargezet door een school.

Na het aanvinken kan in de lijst met specifieke aanleverpunten van de betreffende school de juiste locatie gekozen worden.

Collectief nieuwe aanvragen

Met deze knop kunnen alle overdrachtsdossiers van de opgegeven leerlingen van dezelfde basisschool worden opgehaald.

De eerste stap is het selecteren van de eigen locatie en de bronschool (de aanleverende school).

Op de volgende pagina kunnen burgerservicenummers en/of onderwijsnummers toegevoegd worden.

Voer een nummer in en druk op de entertoets of klik op ‘Toevoegen’. Het nummer wordt dan toegevoegd aan de lijst.

Verwijder een nummer uit de lijst door op het prullenbakje te klikken.

Er kan een onbeperkt aantal nummers worden toegevoegd.

Klik op de knop ‘Aanvragen’ om een OSO-aanvraag te versturen voor elke leerling in de lijst.

OSO aanvraag status en acties

Aanvraagstatus

Een OSO-aanvraag kan verschillende statussen hebben:

• Mislukt: er is een aanvraag verstuurd, maar er is iets misgegaan.
• In behandeling: aanvraag wordt nu verwerkt
• Ontvangen: het dossier is ontvangen en klaar om te verwerken (dit gaat automatisch)
• Klaar voor aanvragen: de aanleverende school heeft uit zichzelf een dossier klaargezet, deze kan aangevraagd worden
• Verwerkt met opmerkingen: het dossier is niet volledig verwerkt, bekijk de opmerkingen voor de details
• Verwerkt: het dossier is volledig verwerkt, er zijn geen opmerkingen voor het verslag

De status bepaalt wat de gebruiker met een aanvraag kan doen.

Acties per aanvraagstatus (Individueel en collectief)

Per status kunnen de volgende acties uitgevoerd worden:

De acties zijn op vier manieren te benaderen: 

• Klik op de drie verticale puntjes achter een OSO-aanvraag in het overzicht (zonder een aanvraag aan te vinken)
• Klik op de drie verticale puntjes op de detailkaart van een OSO-aanvraag
• Gebruik de grote knop op de detailkaart van een OSO-aanvraag
• Klik op een actie boven het overzicht (beschikbaar als een of meerdere OSO-aanvragen aangevinkt zijn):

Als er meerdere OSO-aanvragen geselecteerd zijn, kunnen de volgende acties uitgevoerd worden via de blauwe acties boven het overzicht:

Uitleg van de verschillende acties

Verwijderen

Het is bijna mogelijk een OSO-aanvraag te verwijderen. Alleen bij de status ‘in behandeling;’ kan een aanvraag niet verwijderd worden.

Magister vraagt de gebruiker of deze het zeker weet:

En een melding als het verwijderen gelukt is:

Collectief BRIN bron wijzigen

Als er een of meerdere aanvragen aangevinkt zijn, kan de school van herkomst bij deze aanvragen collectief gewijzigd en direct verstuurd worden.

Versturen

Een aanleverende school kan zelf ook een dossier klaarzetten van een leerling. De notificatie daarvan heeft dan de status ‘Klaar voor aanvragen’. Door de aanvraag te versturen kan dit dossier opgehaald worden.

Opnieuw aanvragen

Om de nieuwste gegevens van een bestaand dossier op te halen, kan een aanvraag opnieuw verstuurd worden.

Opnieuw versturen

Als een eerdere aanvraag mislukt is, kan deze opnieuw verstuurd worden.

Statusmeldingen na een aanvraag

Als een dossier aangevraagd is, kunnen hiervan diverse terugkoppelingen komen. Deze worden weergegeven op de detailkaart.

Als het aanvragen of verwerken niet goed gaat, kan dit verschillende oorzaken hebben. Bij de aanvraag zal een status met uitleg staan. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende meldingen. In veel gevallen zal het advies zijn om contact op te nemen met de aanleverende school.

Als onderstaand schema niet voldoende uitleg geeft, maak dan een ticket aan op Magister Service. 

OSO aanvraag verwerken

Magister verwerkt een ontvangen OSO-dossier automatisch en trapsgewijs.

1. Als Magister een dossier heeft ontvangen (aanvraag met status ‘ontvangen’, worden de bijlages en het dossier als pdf gemaakt en opgeslagen.
2. Als het een nieuwe potentiële leerling betreft (leerling heeft geen stamnummer) dan is de eerste stap het verwerken van de leerling- en oudergegevens voordat voor de leerling een aanmelding gemaakt kan worden.
3. Als de leerling is toegelaten en ingeschreven en daarmee een stamnummer heeft gekregen, dan worden ook de overige gegevens verwerkt in Magister.

 Verwerkopties per status  

Volgorde van verwerken

Als er meerdere dossiers zijn binnengekomen van een leerling, verwerkt Magister eerst het oudste dossier.

Van de nieuwere dossiers worden alleen gegevens verwerkt die nog niet in het oude dossier aanwezig waren.

De gegevens in Magister worden dus niet overschreven, alleen aangevuld.

Los verwerken

Magister verwerkt de aanvragen in principe automatisch, maar het is mogelijk toetsen of kenmerken apart te verwerken. Als een toets eerst niet aanwezig was in Magister en deze is later toegevoegd aan de LVS-structuur, kan deze daarna alsnog via het OSO-dossier toegevoegd worden aan de toetsgegevens van de leerling. 

Het verwerkingsverslag

Op de detailkaart van de OSO-aanvraag wordt het verwerkingsverslag getoond. Hierin staat wat Magister met de OSO-gegevens heeft gedaan en wat de uitzonderingen zijn.

OSO aanvraag log

Het log is een overzicht met vaste kolommen:

Gebruik het periodefilter om de activiteit vanaf een bepaalde datum te zien. De logregels worden volgens de OSO-voorwaarden twee jaar bewaard.

Door op een kolomkop te klikken, kan deze gesorteerd worden. Er kan maar één kolom tegelijk gesorteerd worden.

Door op een logregel te klikken, worden de details hiervan aan de rechterkant getoond.

Ping

Via het knopje ‘Ping’ rechtsboven kan gecontroleerd worden of de koppeling met het traffic center van kennisnet goed werkt. Als de verbinding goed is verschijnt onderstaande melding: