Versie 1.0
Aanmelden Web is nog niet opgeleverd en pilots gaan binnenkort starten
INHOUDSOPGAVE
- Inleiding
- Status
- Voorwerk
- Tegels onder Aanmeldingen
- Beheer Aanmeldingen - Overzicht
- Nieuwe aanmelding invoeren
- Aanmeldingsdetailkaarten
- Aanmeldingsacties
- Beheer Aanmeldingen - Aanmeldgroepen
- FAQ Aanmeldingen
Inleiding
De gegevens van potentiële nieuwe leerlingen kunnen via een derde partij, die gebruik maakt van de Aanmeld-API, in Magister gezet worden. Hiervoor moet het plus-pakket Magister Join afgenomen worden.
De gegevens kunnen echter ook handmatig via Magister Web ingevoerd of geïmporteerd worden.
Het menu ‘Aanmeldingen’ onder ‘Leerlingen’ is hiervoor toegevoegd. Deze bevat ook de mogelijkheid tot het beheren van aanmeldgroepen.
Status
Aanmelden Web is in Pilot fase met enkele klanten en zal later beschikbaar zijn voor alle klanten.
Voorwerk
Voordat er aanmeldingen en/of aanmeldgroepen aangemaakt kunnen worden in Magister Web, moet de gebruiker wel eerst de rechten hiervoor hebben. Deze rechten worden ingesteld in Magister Desktop:
- Beheer > Autorisatie > Groepen
- Maak een nieuwe groep aan, of selecteer een bestaande groep
- Voeg eventueel gebruikers toe aan de autorisatiegroep
- Ga naar het tabblad Rechten Web
- Zoek het recht Aanmeldingen en vink de lees- en schrijfrechten aan
- Sla de wijzigingen op
- In Beheer > Autorisatie > Gebruikers worden de groep en de rechten getoond:
Als de medewerker, die gekoppeld is aan deze gebruikersgroep, na enige tijd inlogt in Magister Web, is het menu ‘Aanmeldingen’ beschikbaar.
Tegels onder Aanmeldingen
Ga in Magister Web naar Leerlingen > Aanmeldingen. Hier zijn twee tegels beschikbaar: Aanmeldingen en Aanmeldgroepen. Met ‘Aanmeldingen’ kunnen leerlingen via een CSV-bestand geïmporteerd worden, kunnen nieuwe leerlingen ingevoerd worden of bestaande aanmeldingen zonder inschrijving beheerd worden. Met ‘Aanmeldgroepen’ kunnen nieuwe aanmeldgroepen aangemaakt of verwijderd worden.
Beheer Aanmeldingen - Overzicht
Na het klikken op ‘Aanmeldingen’ wordt het aanmeldingsoverzicht geopend met linksboven het totaal aantal aanmeldingen dat getoond wordt. Rechtsboven in het scherm staan de knoppen ‘Importeren’ en ‘Nieuw’. Daaronder staat een filterbalk met een lesperiodekiezer, locatiekiezer, zoekveld en een kolomkiezer. Een aanpassing in deze filterbalk is direct zichtbaar in het overzicht.
Locatie
Alleen de locaties waar de ingelogde gebruiker aan gekoppeld is, zijn beschikbaar in de filterbalk.
Om de locatie van een aanmelding te bepalen wordt gekeken naar 1: de locatie waarop de leerling uiteindelijk is ingeschreven, of 2: de locatie van de aanmeldgroep, of 3: de gewenste locatie. Als geen van deze drie locaties ingevuld is, wordt de aanmelding altijd getoond, ongeacht de locatie in de filterbalk.
Zoeken
Vul een gedeelte van de naam van de leerling in en het overzicht zal alle aanmeldingen weergeven waarvan de naam overeenkomsten heeft met de zoekterm. Met het kruisje wordt de zoekterm weer gewist.
Kolomkiezer
Het overzicht opent met een aantal standaardkolommen. De gebruiker kan met de kolomkiezer andere kolommen kiezen.
Aan de linkerkant staan alle beschikbare kolommen, aan de rechterkant de kolommen die nu in het overzicht getoond worden.
Door aan de linkerkant een kolom aan te vinken, wordt de kolom toegevoegd aan de rechterkant. Sommige kolommen zijn gegroepeerd. Het is mogelijk alle kolommen uit een groep in één keer toe te voegen door de groep aan te vinken.
Door een kolom uit te vinken, wordt deze weer uit de lijst aan de rechterkant gehaald.
De volgorde van de kolommen in het overzicht kan veranderd worden door in het rechtergedeelte de kolommen in een andere volgorde te slepen.
Klik op ‘Toepassen’ om de kolommen in het overzicht te zetten.
Met de knop ‘Reset’ wordt alles teruggezet naar de standaardinstelling.
Kolomfilter
Er zijn een aantal kolommen met een filterknopje ernaast, bijvoorbeeld deze:
Klik op het filterknopje om de gegevens in het overzicht te filteren op een of meerdere waarden in de kolom.
 |  |
Sommige kolomfilters geven een lijstje met mogelijkheden, andere een tekstinvoerveld.
 |  |
Als er een filter op een kolom is ingesteld, is het filterknopje donker gekleurd. Er kunnen meerdere kolomfilters tegelijk ingesteld zijn.
Sorteren
Kolommen zonder filter kunnen gesorteerd worden. Klik één keer op de kolomkop om te sorteren van a t/m z, twee keer om te sorteren van z t/m a en drie keer om de sortering weer op te heffen.
Er kan maar op één kolom tegelijk gesorteerd worden.
Importeren
Net als in Magister Desktop kan er een CSV-bestand met alleen leerlingen geïmporteerd worden, of een CSV-bestand met leerlingen en ouders/verzorgers.
Sleep of selecteer het CSV-bestand om deze direct te importeren. Magister zal na het importeren eventuele fouten weergeven.
De geïmporteerde gegevens van de leerlingen worden in het overzicht getoond met de status ‘Nieuw’.
Specificaties CSV-bestand
De naam van het bestand mag geen spaties of streepjes bevatten.
Het CSV-bestand moet opgeslagen zijn als CSV UTF8 bestand, anders worden de diakritische tekens in de namen niet correct geïmporteerd.
! Let op: Het puntkomma-gescheiden-bestand moet als eerste een veldnamenrij hebben die voor leerlingen bestaat uit:
bsn;roepnaam;voornamen;tussenvoegsel;achternaam;geboortedatum;geboorteplaats;geslacht;postcode;huisnummer;huisnummertoevoeging;telefoon;e-mail
Voor leerlingen met ouders/verzorgers is dit:
BSN;Roepnaam;Voornamen;Tussenvoegsel;Achternaam;Geboortedatum;Geboorteplaats;Geslacht;Postcode;Huisnummer:;huisnummertoevoeging;telefoon;e-mail;basisschoolbrin;Achternaamouder1;Tussenvoegselouder1;Voorletters1;Roepnaamouder1;Postcodeouder1;Huisnummerouder1;Huisnummertoevoegingouder1;Geslachtouder1;Telefoonnummerouder1;E-mailouder1;IBANouder1;Achternaamouder2;Tussenvoegselouder2;Voorletters2;Roepnaamouder2;Postcodeouder2;Huisnummerouder2;Huisnummertoevoegingouder2;Geslachtouder2;Telefoonnummerouder2;E-mailouder2;IBANouder2;Achternaamouder3;Tussenvoegselouder3;Voorletters3;Roepnaamouder3;Postcodeouder3;Huisnummerouder3;Huisnummertoevoegingouder3;Geslachtouder3;Telefoonnummerouder3;E-mailouder3;IBANouder3
Uitleg van de velden voor het importeren van leerlingen
- BSN: het burgerservicenummer van de leerling, mag leeg zijn;
- Roepnaam: verplicht veld;
- Voornamen: verplicht veld;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam: verplicht veld;
- Geboortedatum: formaat JJJJ-MM-DD, bijvoorbeeld 2001-02-28, verplicht veld;
- Geboorteplaats;
- Geslacht: de letter M of V;
- Postcode: verplicht veld;
- Huisnummer: verplicht veld;
- Huisnummer toevoeging;
- Telefoonnummer: deze moet voldoen aan de standaard (zie Controle telefoon en e-mail), anders wordt deze leeg gelaten;
- E-mailadres: deze moet voldoen aan de standaard (zie Controle telefoon en e-mail), anders wordt deze leeg gelaten;
- Basisschoolbrin: optioneel veld, bevat het BRINnummer van de basisschool (2 cijfers 2 letters).
! Als er een puntkomma in een veld staat, moet het hele veld tussen dubbele aanhalingstekens staan. Bijvoorbeeld "Jan;Jansen@schoolmaster.nl".
Voor scholen in het Caribisch gebied moet op de plek van de postcode de straatnaam ingevuld worden.
Voorbeeld van het bestand in Excel
Uitleg van de velden voor het importeren van leerlingen en ouders/verzorgers
- BSN: het burgerservicenummer van de leerling, mag leeg zijn;
- Roepnaam: verplicht veld;
- Voornamen: verplicht veld;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam: verplicht veld;
- Geboortedatum: formaat JJJJ-MM-DD, bijvoorbeeld 2001-02-28, verplicht veld;
- Geboorteplaats;
- Geslacht: de letter M of V;
- Postcode: verplicht veld;
- Huisnummer: verplicht veld;
- Huisnummer toevoeging;
- Telefoonnummer: deze moet voldoen aan de standaard (zie Controle telefoon en e-mail), anders wordt deze leeg gelaten;
- E-mailadres: deze moet voldoen aan de standaard (zie Controle telefoon en e-mail), anders wordt deze leeg gelaten;
- Basisschoolbrin: optioneel veld, bevat het BRINnummer van de basisschool (2 cijfers 2 letters).
- Achternaamouder1: verplicht veld;
- Tussenvoegselouder1;
- Voorlettersouder1: verplicht veld;
- Roepnaamouder1: verplicht veld;
- Postcodeouder1: verplicht veld;
- Huisnummerouder1: verplicht veld;
- Huisnummertoevoegingouder1;
- Geslachtouder1: verplicht: O, M, V (onbekend, man, vrouw)
- Telefoonnummerouder1: deze moet voldoen aan de standaard;
- E-mailouder1: deze moet voldoen aan de standaard;
- IBANouder1, geldig IBAN-nummer zonder spaties;
- Achternaamouder2: verplicht veld;
- Tussenvoegselouder2;
- Voorlettersouder2: verplicht veld;
- Roepnaamouder2: verplicht veld;
- Postcodeouder2: verplicht veld;
- Huisnummerouder2: verplicht veld;
- Huisnummertoevoegingouder2;
- Geslachtouder2: verplicht, O, M, V (onbekend, man, vrouw)
- Telefoonnummerouder2: deze moet voldoen aan de standaard;
- E-mailouder2: deze moet voldoen aan de standaard;
- IBANouder2: geldig IBAN nummer zonder spaties;
- Achternaamouder 3: verplicht veld;
- Tussenvoegselouder3;
- Voorlettersouder3: verplicht veld;
- Roepnaamouder3: verplicht veld;
- Postcodeouder3: verplicht veld;
- Huisnummerouder3: verplicht veld;
- Huisnummertoevoegingouder3;
- Geslachtouder3: verplicht, O, M, V (onbekend, man, vrouw)
- Telefoonnummerouder3: deze moet voldoen aan de standaard;
- E-mailouder3: deze moet voldoen aan de standaard;
- IBANouder3: geldig IBAN nummer zonder spaties
! Als er een puntkomma in een veld staat, moet het hele veld tussen dubbele aanhalingstekens staan. Bijvoorbeeld "Jan;Jansen@schoolmaster.nl".
Voor scholen in het Caribisch gebied moet op de plek van de postcode de straatnaam ingevuld worden.
Nieuwe aanmelding invoeren
Klik rechtsboven het aanmeldingenoverzicht op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe aanmelding van een leerling toe te voegen.
Het is mogelijk de leerlinggegevens direct te laten aanvullen via een identificatie bij DUO. De snelste manier is door een burgerservice- of onderwijsnummer in te voeren in het veld PGN, het geslacht en de geboortedatum op te geven.
Als het burgerservice- of onderwijsnummer niet bekend is, kan het identificeren ook door de NAW-gegevens, geslacht en geboortedatum van de leerling in te voeren.
Via de knop ‘Identificeer bij DUO’ worden de gegevens uitgewisseld met DUO. Na korte tijd wordt het resultaat getoond en zijn de gegevens aangevuld wanneer het identificeren gelukt is. Als het identificeren niet gelukt is, kunnen de gegevens handmatig ingevoerd worden. Het is ook mogelijk het identificeren opnieuw te proberen via de knop ‘Opnieuw identificeren’, maar let op: alle reeds ingevulde gegevens worden dan verwijderd.
Vul de gegevens verder in door in ieder geval de verplichte velden in te vullen (aangegeven met een sterretje). Klik steeds op de knop ‘Volgende’ om alle stappen te doorlopen.
Als de leerling uiteindelijk daadwerkelijk wordt ingeschreven voor een studie, worden alle gegevens overgenomen in Magister Desktop. De gegevens waarvoor geen velden bestaan in Magister Desktop, zullen weergegeven worden op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’.
Persoonsgegevens
Vul in het veld ‘Voornaam’ de roepnaam van de leerling in.
Met BSN wordt het burgerservicenummer bedoeld, met OWN het onderwijsnummer.
In het veld ‘Voornaamwoorden’ kan aangegeven worden hoe er naar de leerling verwezen moet worden, bijvoorbeeld hij/hem of zij/haar.
De aankomstdatum is vooral van belang voor migranten.
Contactgegevens
Als voor een binnenlands adres een postcode en huisnummer is ingevuld en er wordt op de tabtoets gedrukt of met muis in het volgende veld geklikt, vult Magister automatisch de straat en de plaats in.
Vorige school
Zoek de vorige school op door een gedeelte van de naam of de plaatsnaam in te typen en de school te selecteren in de lijst.
Magister vult dan automatisch het brinnummer, de naam en de plaats in. Deze gegevens zijn daarna nog wel te wijzigen. Het is ook mogelijk de gegevens handmatig in te voeren, dus zonder de zoekfunctionaliteit te gebruiken. Let op dat het brinnummer moet bestaan uit 2 cijfers, 2 letters en dan weer 2 cijfers (brin6).
Geef het onderwijstype op dat op deze school gegeven wordt. Dit bepaalt bij het inschrijven van de leerling of de school van herkomst weggeschreven wordt bij de basisschool of de vorige school.
Het veld ‘Schooladvies’ is vrij in te vullen en zal na het inschrijven getoond worden op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’. De andere velden met het schooladvies zijn na inschrijving te zien op de leerlingdetailkaart ‘Vooropleiding’.
De gedoubleerde groep, dus welke groep de leerling overgedaan heeft, is na het inschrijven alleen zichtbaar op de detailkaart ‘Aanvullend’. Dit geldt ook voor de indicatie ‘OPP aanwezig’.
Aanmelding
Hier kunnen de gewenste studiegegevens ingevuld worden en vanaf wanneer de leerling de studie wil volgen. Al deze gegevens zijn optioneel en worden na het inschrijven getoond op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’.
Ouders/verzorgers
Magister gaat er van uit dat er minimaal één ouder of verzorger inclusief contactgegevens wordt ingevoerd. Als deze gegevens niet bekend zijn, of niet ingevuld hoeven te worden omdat de leerling meerderjarig is, kan deze stap overgeslagen worden door rechtsboven te klikken op ‘Verwijderen’.
De velden die niet 1 op 1 overgenomen kunnen worden in Magister Desktop, zijn na het inschrijven terug te vinden op het tabblad ‘Aanvullende informatie’ op de leerlingdetailkaart ‘Ouders/verzorgers’.
Er kunnen maximaal drie ouders/verzorgers per leerling ingevoerd worden.
Medische gegevens
Er kunnen meerdere blokjes met medische gegevens ingevoerd worden. Deze gegevens worden na het inschrijven weergegeven op de leerlingdetailkaart ‘Aanvullend’, dus niet op de leerlingdetailkaart ‘Medisch’.
Overig
De toegevoegde bestanden zijn na het inschrijven terug te vinden op de leerlingdetailkaart ‘Aanmeldingsdocumenten’.
Aanmeldingsdetailkaarten
Klik in het overzicht op een aanmelding om de uitgebreide details te bekijken. Klik op de knop ‘Wijzigen’ om bepaalde details te wijzigen of toe te voegen.
De details zijn verdeeld over de tabbladen Algemeen, Ouders/verzorgers , Medisch en Overig.
Aanmeldingsacties
Als in het overzicht een of meerdere leerlingen aangevinkt zijn, kunnen de volgende collectieve acties uitgevoerd worden:
- Toelaten: een indicatie of de leerling in principe zal worden toegelaten, de status van de aanmelding verandert naar ‘Toegelaten’;
- Afwijzen: de aanmelding van de leerling is afgewezen, de status van de aanmelding verandert naar ‘Afgewezen’;
- Verwijderen: de complete aanmelding met alle gegevens verwijderen;
- Aanmeldgroep: plaats de leerlingen in een aanmeldgroep. De aanmeldgroepen die getoond worden zijn dezelfde als die in Magister Web aangemaakt zijn. De gegevens zijn na het toekennen van een aanmeldgroep nog steeds alleen zichtbaar in het aanmeldingsoverzicht, niet in Magister Desktop;
- Inschrijven: Schrijf de leerling(en) in voor een lesperiode en studie. Na het inschrijven zijn de gegevens in Magister Desktop zichtbaar als voorlopige aanmeldingen en kunnen ze vanuit het aanmeldingsoverzicht in Magister Web niet meer gewijzigd worden.
Alle acties kunnen ook vanaf de detailkaarten uitgevoerd worden.
Beheer Aanmeldingen - Aanmeldgroepen
Via de tegel ‘Aanmeldgroepen’ kunnen aanmeldgroepen aangemaakt, bewerkt en verwijderd worden.
Het overzicht toont alle aanmeldgroepen die aangemaakt zijn in Magister Web. Dit zijn dus niet de aanmeldingsgroepen zoals deze gedefinieerd zijn in Magister Desktop.
Als een aanmeldgroep gekoppeld is aan een locatie waarop de ingelogde gebruiker geen rechten heeft, is deze uitgegrijsd.
Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe aanmeldgroep aan te maken. Vul een code, naam en locatie in. De code en de naam moeten uniek zijn. Alleen locaties waar de gebruiker rechten voor heeft worden getoond.
Klik op een aanmeldgroep om deze te bewerken, te verwijderen of om te zien hoeveel en welke aanmeldingen hieraan gekoppeld zijn.
Door te klikken op een aanmelding worden de details hiervan getoond.
Een aanmeldgroep kan alleen verwijderd worden als er geen aanmeldingen aan gekoppeld zijn.
