versie 1.2
We helpen je snel op weg met een korte weergave wat er op de nieuwe webversie Verantwoording & Verzuim (Magister.MX) staat.
In veelgestelde vragen vind je meer bepaalde situaties én aanwijzingen die wellicht bij jouw vraag passen.
De uitgebreide handleiding (inlog nodig) geeft voor alle rollen en gebruikers meer verdieping dan de Quickstart.
Omdat dit een nieuwe module is, kan een scherm er anders uitzien dan op jouw geprinte 'onboarding' documentatie! In deze online documentatie ben je up-to-date. Eventueel kun je het printen.
INHOUDSOPGAVE
- Algemeen
- Wat houdt Verantwoording & Verzuim samengevat in?
- Magister Web: Aanwezigheid
- Overzicht
- Leerling ziek of afwezig melden
- Registraties
- Verantwoorden
- Overzicht terugkommaatregelen
- Beheer
- Ouderschermen Magister
- Veelgestelde vragen en uitgebreide handleiding
Algemeen
Voor Verantwoording & Verzuim hebben we dezelfde stappen gevolgd als voor iedere innovatie en verbetering. Altijd samen, doordacht en met oog voor de toekomst.
Na het toetsen van verschillende concepten hebben wij met 10 pilotscholen, in de periode van februari tot en met juli 2024, de module verbeterd en functionaliteit toegevoegd. Vanaf start schooljaar kunnen alle scholen starten met het in gebruik nemen van deze module.
Elke school kan zelf bepalen wanneer het gaat werken met de nieuwe web versie.
Wat houdt Verantwoording & Verzuim samengevat in?
Collega’s werken straks dus op één plek samen aan Verantwoording & Verzuim, van receptionist tot docent en van verzuimcoördinator tot mentor. Wat is er anders dan in Magister Desktop?:
- Meldingen en Verzuimregistratie is nu apart.
- Een melding is op tijd en wordt omgezet naar (les)registraties op lessen.
- Met behulp van meldingen kun je gemakkelijk omgaan met verkorte lesroosters.
- Ouders kunnen hun kinderen, en 18+ leerlingen zichzelf, via de app ziek en beter melden.
- Ouders kunnen leerlingen, en 18+ leerlingen zichzelf, via de app afwezig melden, ook voor een kortere tijd.
- Een ziekmelding blijft staan tot de ouder de leerling beter meldt.
- Afwezigheid wordt op alle afspraken met onderwijstijd weggeschreven.
- De registratie van afwezigheid gaat op klokuren in plaats van een lesuur.
Magister verwerkt automatisch welke lesuren de leerling afwezig is. - Type meldingen instelbaar per locatie en rol.
- Afmelden via web of app door ouders of 18+ leerlingen, instelbaar per locatie.
- Alle verzuimregistratie op school kan via de webapplicatie van Magister.
- Het aanpassen van een afwezigheidsmelding verloopt logischer.
Magister Web: Aanwezigheid
In het hoofdmenu wordt het onderdeel 'Aanwezigheid' getoond met daarbinnen de subonderdelen.
Overzicht
Standaard opent het scherm met gesloten groepen welke per absentieredenen het aantal meldingen toont van leerlingen met die absentiereden, dit zijn bij binnenkomst altijd de meldingen van Vandaag. De verschillende types zijn herkenbaar aan een kleur. Meldingen van het type Ziek zijn blauw, meldingen van het type Absent zijn geel. De meldingen zijn gesorteerd op de absentiereden Ziek, Tandarts etc. Via het Zoekveld kan er gezocht worden op naam, groep of stamnummer van een leerling. Door op de knop 'Alles uitklappen' te klikken worden alle groepen uitgeklapt.
Via het overzicht kan de afwezigheid van alle leerlingen geregistreerd en bijgehouden worden. Door op de knop '+ Nieuwe verzuimmelding' te klikken, kan er direct een melding voor een leerling aangemaakt worden.
Door op een leerling te klikken kunnen details van de melding, de leerling en de ouder(s)/verzorger(s) worden bekeken.
Het tabblad 'Laatste meldingen' toont alle meldingen die vandaag zijn aangemaakt.
Deze staan gesorteerd van nieuw naar oud en hier is zichtbaar door wie (bv. een ouder) de melding is gedaan. Door op een melding te klikken wordt via het rechterpaneel, net als in het actuele overzicht, de details van de melding getoond.
Een leerling ziek of afwezigheid melden via 'Afwezigheid melden'
Een leerling kan rechtsboven via de plusknop '+ Nieuwe verzuimmelding' Ziek of Afwezig gemeld worden.
Details van een melding
Als een verzuimmedewerker in het overzicht klikt op een leerling, wordt in het rechterpaneel van het scherm de detailinformatie van de leerling getoond. Zo worden in het afwezigheidsoverzicht altijd de details van de melding standaard (geopend) weergegeven. In het overzicht zie je bij een melding direct de mogelijkheid om deze te kunnen intrekken (prullenbakje) of aan te passen (potloodje). Op deze manier is het heel eenvoudig om een foutieve melding aan te passen.
Filteropties
Via het filterknopje rechtsboven, is het mogelijk om op locatie, studie, gemeld door te filteren. Dit is een multi-select filter waarbij meerdere locaties, studies etc. aangevinkt kunnen worden. Als je filters hebt ingesteld, kun je deze sluiten door op het blauwe kruisje te klikken. Aan de veranderde kleur van het filterknopje ziet de gebruiker dat er filters zijn ingesteld.
Leerling ziek of afwezig melden
Vanuit het overzichtsscherm kan een leerling ziek of afwezig gemeld worden door op de plusknop 'Nieuwe melding' te klikken. Typ in het zoekveld de naam van de leerling. Klik op de leerling die ziekgemeld moet worden. Vul de gegevens in en klik op 'Melding doorgeven'.
In het rechterpaneel van het scherm wordt detailinformatie van de leerling getoond.
Hier kan eventueel ook doorgeklikt worden naar de gegevens van de leerling.
Scherm: Leerling ziek melden, de linkerknop 'Ziek' is aangeklikt.
Scherm: Leerling afwezig melden, de rechterknop is aangeklikt.
Leerling beter melden
Een leerling beter melden gaat via de driepuntjesknop. Hier kan gekozen worden voor beter melden per vandaag of vanaf nu.
Detailkaart verzuim leerling
Via de driepuntjesknop bij een melding is het mogelijk om de detailkaart 'Verzuim' van een leerling te bekijken. In dit dashboard worden standaard lesregistraties getoond per week, maand of jaar. Door naar beneden te scrollen worden de individuele registraties per uur getoond. Er kan worden ingezoomd op een specifieke soort absentie door daar op te klikken.
Gebruik het kruimelpad (rood kader) om snel terug te gaan naar het vorige scherm.
Detailkaart ouders/verzorgers
Via de driepuntjesknop bij een melding is het mogelijk om de detailkaart 'Ouders/verzorgers' van een leerling te bekijken om bv. het telefoonnummer of het e-mailadres op te zoeken. Ook kan er vanuit dit scherm direct een Magister-bericht verstuurd worden.
Meerdere leerlingen tegelijk ziek of afwezig melden
Het is ook mogelijk om meerdere leerlingen tegelijk ziek of afwezig te melden. Door voor de foto van de leerling te klikken verschijnt er een vinkje. Zet dit vinkje bij alle leerlingen die ziek of afwezig gemeld moeten worden. In het scherm worden de geselecteerde leerlingen getoond waarvoor een melding gemaakt gaat worden.
Registraties
Het scherm 'Registraties' opent standaard het actuele overzicht van de ‘ongeoorloofde’ registraties van vandaag. Deze zijn gesorteerd op achternaam van de leerling. Via het zoekveld kan er gezocht worden op naam, groep of stamnummer.
In dit 'to-do' lijstje kan de ongeoorloofde afwezigheid van alle leerlingen aangepast worden naar de juiste geoorloofde reden voor de afwezigheid. Door op een van de tegels te klikken kan er gefilterd worden op het type melding.
Snel-menu voor aanpassingen
Het aanpassen van de volledige melding kan via het potloodje bij de leerling, het aanpassen van een specifieke melding via het potloodje bij de melding zelf.
Via de driepuntjesknop bij een leerling te klikken kan er snel een melding aangepast worden d.m.v. een snel-menu.
De knop 'Toon alle registraties' toont alle registraties van die dag van de leerling. Hierdoor is zichtbaar of er vooraf aan een ongeoorloofde absentie bijvoorbeeld een arts/ortho-afspraak stond die dan waarschijnlijk is uitgelopen, waardoor de leerling dus ongeoorloofd afwezig was.
Verantwoorden
Wanneer er een registratie van een leerling moet worden aangepast of verwijderd dan kan dat via het scherm 'Verantwoorden'. Zoek de leerling via het zoekvenster of kies in het rechterpaneel de juiste klas om alle leerlingen van die klas te zien.
Bij een leerling specifieke registraties invullen of aanpassen
Selecteer een of meerdere afspraken door erop te klikken. Kies in het rechterpaneel de reden aan die van toepassing is.
Bij een leerling een registratie verwijderen
Select één afspraak en klik in het rechterpaneel op het prullenbakje om deze te verwijderen.
Leerling selecteren en alle registraties aanpassen
Door een vinkje in het vakje voor de leerling te zetten worden alle afspraken geselecteerd en kunnen deze in één keer voorzien of omgezet worden naar een (andere) reden. De reden kan in het drop-down menu gekozen worden.
Overzicht terugkommaatregelen
In het scherm 'Terugkomers' worden standaard de leerlingen getoond per week, maand of jaar met openstaande terugkommaatregelen. Deze kunnen verwerkt worden via de kolom 'Gemeld’?.
Wanneer een leerling zich niet op tijd heeft gemeld kan er direct een nieuwe terugkommaatregel worden aangemaakt.
Terugkommaatregel aanmaken
Via de plusknop 'Terugkommaatregel' kan er een volledig nieuwe terugkommaatregel worden aangemaakt voor een leerling.
Beheer
In het scherm 'Beheer' worden de absentieredenen getoond die aangemaakt zijn. Een nieuwe absentiereden kan worden ingevoerd of bestaande absentieredenen kunnen worden aangepast of verwijderd.
Nieuwe absentiereden aanmaken
Klik op de plusknop 'Nieuwe absentiereden' om een nieuwe absentiereden aan te maken. Vul de gegevens in en klik op 'Toevoegen'.
Absentie reden aanpassen of verwijderen
Een absentiereden kan worden aangepast of verwijderd door op de absentiereden te klikken via 'Wijzig' of 'Verwijderen'.
Ouderschermen Magister
Veelgestelde vragen en uitgebreide handleiding
Heb je een vraag over een situatie en weet je even niet precies hoe je dat in het nieuwe Verantwoording & Verzuim aangeeft? Ga dan naar het FAQ-artikel. Daar hebben we vragen uit de pilot, het webinar en aanvullende praktijk verzameld. Kom je er dan nog niet uit? Neem dan contact op via een ticket.
We begeleiden je ook graag via de uitgebreide handleiding. Hiervoor heb je wel een inlog op Magister Service nodig. Je vindt daarin alle schermen voor alle rollen en uiteraard de aanwijzingen. Het is hetzelfde document als dat je beheerder heeft gehad bij de overstap. Het kan zijn dat de digitale versie meer up-to-date is door gewijzigde schermen. We ontwikkelen immers nog steeds. De digitale versie is eventueel te printen.
Er is de (betaalde) mogelijkheid om een Veranwoording & Verzuim Vragenuur af te nemen. Via Teamviewer kan een Functioneel Applicatie Specialist dan specifieke situaties en vragen extra ondersteunen. Max. 2 personen kunnen aan het vragenuur deelnemen. Heb je behoefte aan deze extra begeleiding? Vraag het direct via dit formulier aan.
Wil je jouw school-/ locatiespecifieke zaken en het hele verzuimteam in één keer goed getraind hebben? Dan is er de mogelijkheid om een twee uur durende training op maat voor jouw locatie of locaties af te nemen. Zowel online als op locatie zelf is mogelijk. Bekijk hier de informatie en boek het zo snel mogelijk.
